Case – Svitlana.dk
Fra manuelle arbejdsgange og datasiloer til samlet CRM- og procesplatform
Svitlanas Kulturfortolkere ApS stod i en vækstfase med stigende kompleksitet i både administration og sagsflow.
Forretningen håndterer mange parallelle forespørgsler, tilbud og igangværende sager. Over tid var der opstået:
- Flere datasiloer (mail, regneark, økonomisystem m.fl.)
- Manglende overblik over sagsstatus
- GAP mellem indgående forespørgsler, tilbud og procesbehandling
- Ingen samlet historik før, under og efter opgaveløsning
- Manuel håndtering af tilbud og fakturagrundlag
Der manglede ét samlet datacenter – et operationelt CRM med tilbudsgivning og integration til økonomi – som kunne samle hele værdikæden fra første mail til afsluttet faktura.
Løsningen
Vi gennemførte et struktureret forløb i tre trin:
1.Workshops
Faciliterede procesworkshops med fokus på:
- Kortlægning af indgående kanaler (mail, telefon, henvisninger)
- Analyse af tilbudsproces og opfølgning
- Identifikation af flaskehalse og manuelle afhængigheder
- Definition af fremtidig ønsket systemarkitektur
2. Audit
En systematisk gennemgang af:
- Nuværende systemlandskab
- Datakvalitet og afhængigheder
- Rolle- og ansvarsfordeling
- GAP-analyse mellem behov og eksisterende løsninger
3. Blueprint
Formålet var at skabe beslutningsgrundlag: Standard CRM vs. egenudviklet løsning.
Da virksomheden vurderede, at standardløsninger ikke i tilstrækkelig grad kunne understøtte deres unikke arbejdsgange, blev næste skridt:
- Faseopdelt udviklingsstrategi
- Udarbejdelse af teknisk og funktionelt blueprint
- Beskrivelse af MVP-scope
- Udarbejdelse af kravspecifikation til softwarehuse
Resultatet
Projektet er aktuelt i systemudviklingsfasen med faseopdelt implementering.
Strategien er:
- Fase 1: Stabil drift via MVP
- Fase 2: Automatisering og procesoptimering
- Fase 3: Skalerbarhed og ledelsesrapporteri
Forretningsmæssig effekt
✔ Samlet overblik over alle sager i realtid
✔ Eliminering af manuelle dobbeltindtastninger
✔ Konsistent tilbuds- og fakturaflow
✔ Datagrundlag til ledelsesbeslutninger
✔ Skalerbar digital infrastruktur
✔ Reduktion af operationel kompleksitet
Per Bjergager Winkel
Forretningsudvikling – Complexify ApS
Jeg arbejder med digital arkitektur, systemudvikling og strategisk rådgivning for B2B-virksomheder i vækst. Mit fokus er at skabe overblik, retning og beslutningskraft i komplekse systemlandskaber. Jeg kombinerer forretningsforståelse med teknisk indsigt og hjælper ledelser med at strukturere, prioritere og realisere deres digitale fundament.
Tlf. +45 22221280
Mail: hello@complexify.dk
