Case – Svitlana.dk
Fra manuelle arbejdsgange til samlet CRM- og sagsstyringsplatform
Svitlanas Kulturfortolkere ApS stod i en vækstfase med sSvitlanas Kulturtolke ApS oplevede stigende kompleksitet i takt med virksomhedens vækst. Flere kunder, forskellige opgavetyper og et stigende antal sager stillede større krav til administration, registrering og overblik.
Virksomheden arbejdede med flere separate datakilder og manuelle processer, hvilket gjorde det vanskeligt at skabe et samlet overblik over kunder, tilbud, igangværende opgaver og fakturering.
Udfordringerne var blandt andet:
- Data fordelt på mail, regneark og økonomisystem
- Manglende samlet overblik over kunder og sagsstatus
- Manuel registrering og håndtering af opgaver
- Begrænset sammenhæng mellem tilbud, sagsbehandling og fakturering
Der var behov for én samlet digital platform, der kunne understøtte virksomhedens arbejdsgange fra første kundehenvendelse til afsluttet sag.
Fra forretningsbehov til teknisk blueprint
Complexify gennemførte workshops og en systematisk analyse af virksomhedens eksisterende arbejdsgange, datakilder og administrative processer.
Formålet var at identificere flaskehalse, manuelle afhængigheder og muligheder for at samle virksomhedens processer i én løsning.
Arbejdet omfattede:
- Kortlægning af kundehenvendelser, tilbud og sagsbehandling
- Analyse af eksisterende systemer og datakvalitet
- Identifikation af manuelle processer og forbedringspotentialer
- Udarbejdelse af systemarkitektur, kravspecifikation og MVP-scope
Analysen dannede grundlag for beslutningen om at udvikle OrbitCRM som en skræddersyet platform til virksomhedens konkrete behov og arbejdsgange.
OrbitCRM – skræddersyet CRM og sagsstyring i drift
På baggrund af analysen har Complexify udviklet og implementeret OrbitCRM – en samlet digital platform, der understøtter hele den administrative proces hos Svitlanas Kulturtolke.
OrbitCRM er LIVE og håndterer:
- Central kundestyring og kundeoplysninger
- Registrering og håndtering af forskellige opgavetyper
- Tilbudsgivning og opfølgning
- Sagsstyring fra oprettelse til afslutning
- Registrering, dokumentation og sagshistorik
- Fakturering med integration til økonomisystemet
Platformen samler virksomhedens centrale arbejdsgange i én løsning, udviklet specifikt til deres forretningsprocesser.
Fra første henvendelse til afsluttet faktura – i ét samlet system.
Fra manuelle processer til samlet digital styring.
Med OrbitCRM har Svitlanas Kulturtolke fået en fuldt implementeret CRM- og sagsstyringsplatform, der samler kunder, opgaver, tilbud, sagsbehandling og fakturering.
Den forretningsmæssige værdi:
– Samlet overblik over kunder, opgaver og sager
– Ensartet håndtering af forskellige opgavetyper
– Sammenhæng mellem tilbud, sagsbehandling og fakturering
– Færre manuelle registreringer og dobbeltindtastninger
– Integration mellem OrbitCRM og økonomisystemet
– Bedre datagrundlag og sporbarhed gennem hele processen
– Skalerbar platform til fremtidig udvikling og automatisering
Resultatet: En operationel digital platform, der giver virksomheden kontrol over hele processen – fra kundehenvendelse til fakturering.
Per Bjergager Winkel
Forretningsudvikling – Complexify ApS
Jeg arbejder med digital arkitektur, systemudvikling og strategisk rådgivning for B2B-virksomheder i vækst. Mit fokus er at skabe overblik, retning og beslutningskraft i komplekse systemlandskaber. Jeg kombinerer forretningsforståelse med teknisk indsigt og hjælper ledelser med at strukturere, prioritere og realisere deres digitale fundament.
Tlf. +45 22221280
Mail: hello@complexify.dk
